O que é gerenciamento de projetos na prática?

Um gerente de projetos é responsável por fazer com que as coisas saiam do papel e virem realidade, dentro do prazo, orçamento e qualidade esperados.

Mas vamos começar pelo básico. Para entender gerenciamento de projetos, primeiro preciso explicar o que é um projeto.

O que é um projeto afinal

Um projeto é algo temporário e único que você faz para criar um resultado específico. Temporário porque tem início e fim definidos. Único porque não é algo que você faz todo dia da mesma forma.

Exemplos que já gerenciei são desenvolvimento de um aplicativo mobile, implementação de um novo sistema na empresa, construção de um e-commerce. Cada um desses tinha um objetivo claro, prazo determinado e recursos específicos.

Existe uma diferneça entre projeto e operação, que muitos acabam confundindo com projeto. Operação é o que você faz todos os dias como rotina (atender clientes, produzir produtos, processar pedidos). Projeto é aquela iniciativa especial para criar algo novo ou melhorar algo existente.

Gerenciamento de projetos é orquestrar tudo isso

Gerenciamento de projetos é aplicar conhecimento, habilidades e ferramentas para fazer o projeto acontecer. É como ser o maestro de uma orquestra onde cada músico tem uma parte importante, mas precisa tocar no tempo certo.

Na prática, significa que eu preciso planejar quem vai fazer o que, quando, com quanto dinheiro, quais riscos podem aparecer e como vamos nos comunicar durante todo o processo.

Já trabalhei em projetos de 3 meses e outros de 2 anos. O tamanho muda, mas a essência é sempre a mesma de coordenar pessoas, recursos e expectativas para entregar um resultado.

Os 5 momentos de todo projeto

Todo projeto passa por 5 fases, sempre. Pode ser um projeto de uma semana ou de dois anos, mas essas fases existem.

Iniciação é quando decidimos “vamos fazer esse projeto”. Aqui definimos o que queremos alcançar, quem são os stakeholders e se vale a pena mesmo fazer.

Planejamento é a fase mais crítica na minha experiência. É quando detalhamos como vamos fazer, quanto vai custar, quanto tempo vai levar, quem vai participar. Planejo mal aqui, sofro depois.

Execução é colocar a mão na massa. Onde o trabalho acontece de fato.

Monitoramento e Controle acontece junto com a execução. É ficar de olho se estamos no caminho certo, se o orçamento está ok, se vamos entregar no prazo.

Encerramento é finalizar tudo direito. Entregar para o cliente, documentar o que aprendemos, liberar a equipe, fechar contratos.

As 10 áreas que preciso dominar

O PMBOK define 10 áreas de conhecimento que todo gerente de projetos precisa conhecer. Na prática, são os aspectos que se gerencia simultaneamente.

Integração é manter tudo conectado e alinhado. Escopo é controlar o que está incluído (e principalmente o que não está). Tempo é gerenciar cronogramas e prazos. Custos é controlar orçamento e gastos.

Qualidade é garantir que o resultado atende aos critérios. Recursos Humanos é gerenciar a equipe. Comunicação é manter todo mundo informado. Riscos é antecipar e gerenciar problemas.

Aquisições é gerenciar fornecedores e contratos. Partes Interessadas é gerenciar expectativas de todas as pessoas envolvidas.

Parece muito, mas na prática você vai desenvolvendo essas habilidades naturalmente conforme ganha experiência.

Projetos mal gerenciados custam caro. Já vi projetos estourarem 200% do orçamento, atrasarem meses ou serem cancelados porque perderam o foco.

Com gerenciamento adequado, você aumenta drasticamente as chances de sucesso. Os stakeholders ficam informados, a equipe sabe o que fazer, os riscos são controlados e o resultado final atende as expectativas.

Na minha experiência, a diferença entre um projeto bem sucedido e um desastre geralmente está na qualidade do planejamento e na comunicação durante a execução.

Gerenciamento de projetos não é burocracia, é uma forma estruturada de transformar ideias em realidade.