Gerenciamento de Projetos: as definições que todo mundo deveria conhecer

A área de gerenciamento de projetos possui muitos termos e conceitos. O PMBOK parece uma enciclopédia intimidadora para quem o lê pela primeira vez, mas com o tempo percebi que algumas definições são realmente fundamentais no dia a dia.

Hoje quero compartilhar essas definições de forma mais prática, baseada na minha experiência lidando com projetos reais

O que são restrições (e por que elas vão te perseguir)

Restrições são aquelas limitações que você não pode negociar. São os famosos “não tem jeito” do projeto. Aprendi isso da pior forma quando um cliente disse que tinha que estar pronto até sexta-feira para a Black Friday. Não importava se era tecnicamente viável ou não.

As restrições ficam em 6 grupos principais. Tempo é prazo inegociável (como a Black Friday). Custos é orçamento fixo que não pode estourar. Recursos Humanos é equipe disponível (ou a falta dela). Qualidade são padrões mínimos que não podem ser comprometidos. Escopo é o que deve estar incluído obrigatoriamente. Riscos são limitações de exposição a problemas.

Exemplo real Em um projeto de e-commerce, tínhamos R$ 650.000 de orçamento, 3 meses de prazo e uma equipe de 6 pessoas. Simples assim, não tinha como negociar.

Premissas são as apostas que fazemos todo dia

Premissas são aquelas suposições que fazemos para poder planejar. É como dizer “vamos assumir que isso vai dar certo” sabendo que pode não dar.

A regra que aprendi é que toda premissa gera um risco. Se assumo que o cliente vai entregar o layout na terça, preciso ter um plano B para quando isso não acontecer (e provavelmente não vai).

Exemplo que já vivi O cliente disponibilizará o layout (PSD) até 10/10/2016 para iniciarmos o HTML. Spoiler chegou no dia 15, com meio projeto atrasado.

Programas vs Portfólios a diferença que confunde todo mundo

Programa é um conjunto de projetos relacionados que trabalham juntos. Pense em renovar a identidade visual de uma empresa: site, material gráfico, sinalização, uniformes. São projetos diferentes, mas que precisam estar alinhados.

Portfólio é mais estratégico. São todos os projetos e programas que a empresa está tocando para atingir seus objetivos. É a visão do C-level sobre quais projetos vão nos levar onde queremos chegar.

As pessoas por trás dos projetos

Partes interessadas (stakeholders) são todo mundo que pode ser afetado pelo projeto. Desde o CEO até o porteiro que vai usar o novo sistema de acesso. Aprendi que ignorar qualquer um deles pode virar dor de cabeça.

Patrocinador (sponsor) não é necessariamente quem paga (embora possa ser). É o seu “padrinho político” na empresa. Aquela pessoa que vai te defender nas reuniões de diretoria quando as coisas ficarem tensas.

Gerente funcional é o chefe das áreas funcionais (RH, TI, Financeiro). Quando você precisa de alguém da equipe dele, é com ele que você negocia. Relacionamento fundamental!

PMO os 3 tipos que você vai encontrar por aí

PMO Suporte é o “self-service” do GP. Te dá templates, treinamentos, melhores práticas. Você usa se quiser.

PMO Controle além do suporte, cobra que você siga as metodologias. “Onde está o cronograma atualizado?” é frase típica.

PMO Diretivo eles gerenciam os projetos diretamente. Você reporta para eles, não para o gerente funcional.

O ambiente que influencia tudo

Cultura organizacional uma startup vs uma empresa de 50 anos têm velocidades diferentes. Estruturas organizacionais em matricial forte (GP manda), matricial fraca (GP “pede por favor”) e funcional (cada um no seu quadrado). Fatores ambientais são regulamentações, fornecedores disponíveis, tecnologia existente.

Os 5 grupos de processos que regem sua vida

Sempre terão 5 fases que todo o projeto passará:

Iniciação é “Vamos fazer esse projeto?” Aqui você consegue autorização, identifica stakeholders e é oficialmente nomeado GP.

Planejamento é “Como vamos fazer?” A fase mais importante na minha opinião. Planeja mal, sofre depois.

Execução é “Mãos a obra!” Onde o orçamento é gasto e o trabalho acontece de fato.

Monitoramento e Controle é “Está tudo nos trilhos?” Acompanhar, medir, ajustar. Acontece em paralelo com a execução.

Encerramento é “Missão cumprida!” Fechar contratos, documentar lições aprendidas, liberar a equipe.

A estrutura que está por trás de tudo

Todo processo de gerenciamento tem sempre 3 componentes. Entradas são o que você precisa para fazer o trabalho. Ferramentas e técnicas são como você vai fazer. Saídas são o que você vai entregar.

Parece óbvio, mas essa lógica me ajudou muito a entender o PMBOK e passar na certificação.

Essas definições não são apenas teoria, são ferramentas que uso todo dia. Quando você entende bem esses conceitos, fica muito mais fácil navegar no mundo dos projetos e se comunicar com stakeholders.

Alguma dessas definições faz mais sentido agora? Ou tem algum termo que sempre te confunde?